Organizování úspěšných setkání

Většina setkání je nestrukturovaná, neinspirativní a neproduktivní. Ale nemusí to tak být.

Zde je mých 5 klíčových bodů jak provádět úspěšné setkání:

1. Připravte si pevný program.
Doporučuji, aby se program schůzky určil předem, což naznačí, o čem chtějí účastníci diskutovat a také je to nejlepší způsob využití přiděleného času. Program musí být samozřejmě flexibilní, ale pro mě agendy působí jako nástroje, které přimějí jednotlivce přemýšlet nad tím, co chtějí na mítinku získat. To pomáhá všem zúčastněným zaměřit se na to, co se opravdu pokoušejí dosáhnout a jak nejlépe dosáhnout cíle.

2. Určete si zapisovatele.
Znakem mítinků je obvykle mnoho grafických informací. Na jednom počítači sledujeme prezentaci, někdo jiný to zapisuje a někdo jiný sleduje čas. Věřím v zachycování oficiální série poznámek, takže nepřesnosti a nedůslednosti se hned dají odchytit.

Ti, kteří se schůzky nezúčastní, obdrží kopii poznámek. Když se lidé snaží vzpomenout si, jaká rozhodnutí se udělaly, kam směřuje tým a jaké akce je třeba udělat, mohou si jednoduše prohlédnout poznámky.

3. Mějte mikro-mítinky.
Dal jsem si bokem značné bloky času, kdy jsem zvyklý zaměřit se na zvláštní téma nebo projekt. Například během mých týdenních schůzek jsme si vydělili 5 až 10 minutové segmenty nebo i delší. Záleží to od tématu věnovanému takovým specifickým odvětvím, jako jsou týdenní zprávy o tom jak stránka působí, spuštění nového produktu a podobně.

Tato metoda nabízí dostatek flexibility k úpravám programu těsně před schůzkou, pokud se stane něco nečekaného. Také vštěpuje disciplínu, která udržuje setkání přísně zaměřené. Stejně se snažím dělat to samé s členy dalších týmů, které vyžadují jen 5 nebo 10 minut mého času namísto 30 minut, což je nejkratší díl mého času, který povoluje můj google kalendář. Zasazením mikro-mítinků do většího časového bloku dosáhnu více.

4. Zbavte se besedy, použijte fakta.
Tato idea se může a měla by se používat na setkáních organizací, ve kterých se lidé cítí jakoby šéfové dávali zelenou nápadům předloženým osobou, kterou mají nejraději, ukazujíc zvýhodňování jednotlivců namísto nápadu.

Takový postoj může demoralizovat zaměstnance, proto se své nápady snažím založit na informacích, ne na osobních vztazích.

Nepoužívejte na schůzkách frázi „Líbí se mi“ nebo např. „Líbí se mi jak vypadá brožura.“ Namísto toho, použijte komentář jako například „Experimentování na stránce ukazuje, že tento design působí o 10% lépe.“

5. Držte se hodin.
Na to, aby jste přidali trochu tlaku na to, aby byly schůzky správně zaměřeny, použijte odpočítávání času, který odpočítává minuty zbývající na jednotlivou schůzku nebo téma. Dává to smysl, protože pro nás velkolepá struktura se rodí za tvůrčím chaosem. Časovač vytváří jemný tlak na to, aby setkání probíhaly v plánu.

Prosím, zapamatujte si, že tyto techniky mítinků fungují dobře pro mě. Mohou nebo nemusí být vhodné pro Vaše místo podnikání. Ale těchto pět klíčových bodů vám může dát nějaké nové nápady na to jak přeměnit Vaše setkání z marnění času na čas dobře strávený.

Jak děláte vaše setkání? Dejte nám vědět v komentářích …

Týdenní posudek
Sebemotivací k úspěchu
Představte každého hovořícího
Probuďte se a dosáhněte úspěchu každý den
Princip úspěchu
Organizování úspěšných setkání
Neustálé vylepšování se
Neuspět nebo uspět
Mám toho hodně
Jak získat charisma
Jak vyniknout v místnosti plné lidí
Jak se stát úspěšným
Jak se mám stát úspěšným v ……
Jak důležité je oblékání pro úspěch
Jak dotáhnout věci dokonce – příručka pro začátečníky
Jak být člověkem, na kterého se budou ostatní obracet
Buďte úspěšný v tom, že donutíte jiné poslouchat
Čtyři nápady jak dělat prezentace
Špičkový osobní výkon
inspirace pro pracovní život