Písemnosti při organizaci a řízení podniku

Přehled písemností
– Při řídicí činnosti velkých institucí sdělují vedoucí pracovníci jednotlivým útvarům a výkonným organům svá rozhodnutí nebo instrukce formou příkazů, směrnic, oběžníků a pokynů
– Informace o plnění úkolů, provedení opatřeních, uskutečněných jednáních, služebních cestách a jiných důležitých skutečnostech podávají pracovníci svým nadřízeným v podobě zpráv a hlášení.
– Potřeba komunikace mezi pracovníky téhož podniku se řeší tzv. vnitřními (interními) sděleními.
– Při přípravě porad a jejich záznamů vznikají pozvánky, prezenční listy a zápisy.
– K organizaci plynulého chodu podniku patří také písemnosti evidenčního charakteru, které se zpravidla zhotovují vyplňováním před tištěných formulářů. Tiskne je řada firem, které se zaměřují na tuto činnost. Jsou to např. potvrzenky, žádanky, příjemky, výdejky, převodky, pracovní výkazy, úkolové listiny, výrobní příkazy apod. Jejich používání a vyplňování se procvičuje hlavně v účetnictví
– tvorba všech vnitropodnikových písemností by se měla řídit hlediskem racionalizace práce, snahou omezovat administrativu, nikoli ji rozšiřovat.

Úprava
– Písemnosti, které vznikají při organizaci a řízení institucí, patří většinou mezi interní písemnosti. Jejich úprava není stanovena normou, řídí se doporučeními učebnic a vžitými zvyklostmi (příkazy, směrnice, pokyny, pozvánky, zápisy z porad apod.) Textové editory (i elektronické psací stroje) umožňují estetickou úpravu všech písemností: velmi působivý vzhled mohu mít zejména pozvánky.
– Písemností určené většímu poštu interních pracovníků nebo adresátům z jiných institucí se kopírují a rozesílají podle rozdělovníků (např. směrnice, pokyny, oběžníky, pozvánky, zápisy).
– Vnitří sdělení jsou výrazně označena jako Vnitřní sdělení nebo vnitropodnikový dopis. Mají zjednodušenou adresu a zjednodušené odvolací údaje. Stále častěji se zasílají elektronickou poštou.
– Úsporný způsob vyřizování písemnosti představují formuláře, na nichž je část údajů předtištěna a v nichž se proměnlivé údaje pouze doplňují.

Jazyková stránka
– Vypracování vnitropodnikových písemností věnujeme stejnou péči jako vyřizování externí korespondence. v úrovni interního písemného styku se odráží kultura vztahů uvnitř instituce.
– Stylizace má být stručná, úplná, a jednoznačná. Často jde o písemností, v nichž se uvádí řada pokynů, příkazů nebo seznam položek. K dobré srozumitelnosti proto přispívá logické a přehledné řazení jednotlivých bodů. Neužíváme hovorová slova a dodržujeme všechny zásady pěkného slohu.
– Pravopisné chyby a překlepy nejsou přípustné a ani ve vnitropodnikovém písemném styku.

Příkaz ředitele
– Formou písemných příkazů sdělují svá rozhodnutí nejvyšší vedoucí pracovníci, ředitelé velkých institucí (úřadů, bank, podniků, ústavů, nemocnic), primátoři měst, předsedové zemědělských družstev apod. Příkaz je konkrétně adresován jednomu nebo několika nižším vedoucím pracovníkům, kterým ukládá, aby v rámci své pravomoci zajistili provedení důležitého, zpravidla jednorázového úkolů.
– pravomoci zajistili provedení důležitého, zpravidla jednorázového úkolu.
– Úvod obsahuje odůvodnění, proč se příkaz vydává, a obvykle také odvolání na směrnice nebo nařízení vyšších orgánů. Vlastní příkaz je stylizován v první osobě (ukládám nařizuji). Je-li uvedeno více úkolů, jsou přehledně vyjmenovány. Často se připojuje termín plnění. vydané příkazy se pořadově číslují. rozesílají se podle trvalého rozdělovníku a v odděleních se přehledně ukládají.