Písemné doklady o pracovních cestách
Plánování pracovních cest
Pracovní cesty se zpravidla předem plánují. Před odjezdem je třeba cestu připravit – vyplnit Cestovní příkaz (požádat o schválení pracovní cesty), zvolit vhodný dopravní prostředek, opatřit jízdenky nebo letenky, objednat nocleh, připravit podklady pro jednání a zajistit zastupování po dobu nepřítomnosti. Cestovní doklady obstará sekretariát nebo jiný pověřený pracovník.
Vyúčtování pracovní cesty
Po skončení pracovní cesty pracovník do deseti dnů předloží vyúčtování skutečných nákladů a cestovní zprávu. V příslušných rubrikách formuláře Vyúčtování pracovní cesty vyplní den, hodinu, místo odjezdu a příjezdu a použitý dopravní prostředek; uvede výdaje za jízdenky, nocleh a jiné prokazatelné náklady. Všechny výdaje je třeba doložit doklady a připojit je k vyúčtování (jízdenky, místenky, lůžkový lístek, účet za nocleh, jízdenky z MHD apod.).
Údaje zkontroluje pracovník účtárny a potvrzené nebo upravené položky poukáže k proplacení v pokladně. Při poskytnuté záloze vyúčtuje rozdíl. Výši cestovních náhrad stanoví zákon č. 44/1994 Sb., sazby příspěvků na stravné a nutné vedlejší výdaje určují vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí ČR.
Zpráva z pracovní cesty
Po návratu z pracovní (služební) cesty pracovník písemně předkládá záznam o jejím průběhu, údaje o exponátech na výstavě nebo veletrhu, o prezentaci výrobků, nabídce služeb, vyřízení reklamace apod. a informace o výsledcích obchodního jednání. Závěr může obsahovat názor pracovníka na předkládané informace a případný návrh na další postup.
Zpráva z pracovní cesty má tyto náležitosti: účel cesty, doba trvání cesty, jméno a příjmení (titul) pracovníka, který zprávu předkládá, a příp. spoluúčastníků cesty, místo jednání, jména a příjmení (tituly) pracovníků, s nimiž bylo jednáno. Některé instituce mají pro zprávy z pracovní cesty vypracovanou šablonu pro počítače, formulář nebo rozmnoženou osnovu. Je-li třeba podat delší zprávu, uvedou se na první list pouze úvodní náležitosti, které se umístí přibližně na vertikální střed strany. Druhá stránka začíná nadpisem Průběh a výsledky jednání. Poslední strana se uzavře datem a podpisem předkladatele zprávy.
Stylizace cestovní zprávy je stručná, věcná a přehledná. Musí v ní být jasně uvedeno, jakých dohod bylo dosaženo a jaký další postup pracovník navrhuje na základě zjištěných skutečností a vedených jednání.