Příprava porady a záznam jednání

Pozvánka na poradu

Pro úspěšný průběh porad a jednání jsou důležité pozvánky. Proto je třeba vypracovat je odpovědně a pečlivě. Musí v nich být uvedeny všechny údaje nutné pro adresáta:

– požadující organizace,
– název akce,
– den, datum a doba začátku,
– místnost (při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří),
– program jednání (jména referentů),
– plánovaná doba trvání,
– další informace (dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné apod.).

Na běžné porady se posílají pozvánky týden předem, na důležitější jednání a konference s měsíčním předstihem. U konferencí s mezinárodní účastí se pozvánky rozesílají ještě dříve. Písemné materiály, jako návrh, posudky, rozbory apod., musí účastníci obdržet včas, aby si je mohli prostudovat a připravit se na diskusi.
Na zvlášť důležité konference a sympozia a pozvánky tisknou na karton, který se překládá. Na první straně bývá uvedena pořádající organizace a název akce, na druhé program a a na třetí straně organizační pokyny.
Kromě pozvánek na porady se zhotovují pozvánky při mnoha jiných příležitostech, např. při zvaní na přednášky, besedy, vernisáže, oponentury, kontraktační jednání, veletrhy. Menší okruh účastníků se zve individuálním dopisem. Při zvaní význačných osobností se posílá osobní dopis vedoucího pracovníka. Ke ktrému se připojí tištěná pozvánka.
Textové editory i elektronické psací stroje umožňují reprezentativní vypracování pozvánek.